Comment prévoir votre déménagement d’entreprise vers un nouveau local ?

Un déménagement constitue un nouveau départ pour toute entreprise. Peu importe les raisons, il aidera à atteindre divers objectifs. Pour sa réussite, il est important d’avoir un minimum d’organisation. Cela vous permettra d’apporter véritablement un nouveau souffle à la structure. Voici quelques conseils qui vous permettront d’effectuer le déménagement de votre entreprise sans porter préjudice à vos activités.

Planifiez en amont votre déménagement d’entreprise

Un déménagement d’entreprise est un bouleversement majeur pour tout le personnel, car il change les habitudes et les repères. Pour cela, il est important pour l’entreprise d’adopter une stratégie globale de déploiement et de conduite du changement. Il faut une planification bien établie, car en fonction de la taille de l’entreprise, la préparation peut prendre plus ou moins de temps. Il faut généralement prévoir entre 3 mois et 6 mois pour réussir un déménagement d’entreprise vers un nouveau local.

Pour éviter une mauvaise gestion du temps, il est essentiel de réussir à établir des priorités et analyser les différentes contraintes. Que ce soit le temps, les obligations légales et fiscales, le budget ou encore la sécurité, une analyse minutieuse est primordiale. Vous devez pouvoir définir le nombre de personnes devant se déplacer ainsi que la quantité de mobilier à déplacer.  

Le choix de la période est également important pour réussir un déménagement dans un nouveau local. Idéalement, il est conseillé de privilégier la fin de l’année fiscale ou la période estivale. Cela s’explique par le fait que les mois d’août et septembre sont plus calmes dans la plupart des secteurs d’activité.

Effectuez un audit du nouveau local et prévoyez le budget

Une fois que vous êtes persuadé de la nécessité de déménagement de votre entreprise, il faudra trouver le local capable de répondre à vos besoins. Ainsi, après vos recherches et après avoir trouvé le bon local, il y a un préalable avant la signature du bail. En effet, vous devez absolument prendre le temps de réaliser un audit du nouveau local. Cela évitera de faire face à de mauvaises surprises lors de l’emménagement de votre entreprise.

Ledit audit consistera entre autres à étudier la capacité générale des espaces et déterminer qu’elle conviendra aux besoins de l’entreprise. C’est le moment de vous assurer que les besoins en matière informatique, de connectivité, de système de climatisation et de chauffage et toutes les différentes normes de sécurité seront satisfaits.

L’état des lieux permettra également de déterminer le volume nécessaire de travaux pour que le local soit adapté aux activités de l’entreprise. Cette étape permet ainsi d’aboutir à l’établissement du budget nécessaire pour le déménagement de l’entreprise. Le montant que vous pouvez vous permettre est sans aucun doute le facteur le plus important pour délimiter les options qui s’offrent à vous.

Que ce soit pour une location ou un achat, il est conseillé de réserver une part importante du budget pour les coûts supplémentaires qui s’ajouteront au loyer de base ou au prix d’achat de l’immeuble.

Négociez efficacement les conditions de bail ou du contrat

Le déménagement d’entreprise vers un nouveau local engendre des dépenses qu’il est important de réduire à tout prix. Ainsi, vous devez savoir vous entourer de professionnels en immobilier commercial pour vous aider à négocier efficacement les conditions de bail ou les termes du contrat.

Dans le cadre d’une location, il ne faudra pas signer aveuglément tous les documents que le propriétaire vous remet. Prenez tout votre temps pour examiner l’ensemble des frais accessoires et vos responsabilités. Vérifiez tout ce qui a trait aux services publics, à l’impôt foncier, aux assurances et à l’entretien de la propriété.

Pour ce qui est d’un achat, vous devez davantage redoubler de vigilance. Cela suppose de faire des études approfondies sur l’état du bien à acquérir. Une évaluation environnementale ainsi qu’une inspection de l’état du bien sont alors indispensables. En faisant appel à des spécialistes, vous obtiendrez un rapport d’évaluation de la valeur de la propriété, une recherche de titres et l’examen des documents remis par le vendeur, comme les factures de services publics et de réparation.

Accordez-vous plus de temps et déménagez par étape

En matière de transition dans un nouveau local, le processus peut être plus long que prévu. Il est important de ne pas sous-estimer le temps d’arrêt de la production durant le déménagement. Pour cela, ne vous mettez pas de pression et prévoyez une marge pour le temps des rénovations. Voyez si vous pouvez effectuer votre déménagement par étape. Cette solution peut être assez fructueuse puisqu’elle permet de conserver le local actuel sans changer vos habitudes le temps que le déménagement soit effectif.

Communiquez efficacement pour conduire le changement

La communication tient un rôle central dans le déménagement d’entreprise vers un nouveau local. Vous devez donc apprendre à impliquer les salariés pour leur permettre d’accepter le changement. Vous allez pouvoir rassurer tous les collaborateurs et gagner davantage leur confiance en faisant preuve de transparence. Vous devez être conscient que le déménagement d’entreprise vers un nouveau local est avant tout un projet humain. Vous ne devez donc pas négliger ce facteur pour éviter toutes les pertes importantes pour l’entreprise.